Specjalista zarządzania dokumentacją odpowiada za projektowanie, wdrażanie oraz nadzorowanie systemów obiegu dokumentów w organizacji. Do głównych obowiązków należy klasyfikowanie, archiwizowanie oraz zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych papierowych i cyfrowych. Osoba na tym stanowisku musi posiadać wysoką skrupulatność, doskonałą organizację pracy oraz znajomość przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. Monitoruje ona cykl życia dokumentów od momentu ich powstania, aż po ich ostateczną utylizację zgodnie z obowiązującymi standardami. Kompetencje specjalisty obejmują biegłą obsługę systemów typu DMS/ECM oraz umiejętność optymalizacji procesów biurowych w celu zwiększenia efektywności firmy. Współpracuje z różnymi działami firmy, doradzając w zakresie poprawnego sporządzania dokumentacji i kontrolując zgodność procedur z polityką jakości.
Inne neutralne płciowo nazwy stanowiska Specjalista zarządzania dokumentacją:
- Osobatywa: Osoba dokumentacyjna
- Nazwa symetryczna: Specjalista/Specjalistka zarządzania dokumentacją
- Nazwa funkcjonalna: Osoba odpowiedzialna za obieg dokumentów
- Dukatyw: Specjalistu zarządzania dokumentacją
- Nazwa bezosobowa: Administrowanie dokumentacją – stanowisko dokumentacyjne
Specjalista zarządzania dokumentacją na wesoło:
- Zaklinacz/Zaklinaczka Segregatorów- dla osób, które potrafią zapanować nad chaosem piętrzących się papierów, których inni boją się nawet dotknąć.
- Strażnik/Strażniczka Archiwalnego Graala - bo odnalezienie jednej konkretnej faktury sprzed pięciu lat w wielkim archiwum wymaga niemalże rycerskiego poświęcenia i determinacji.
- Wirtuoz Cyfrowego Nieładu - dla ekspertów, którzy z bezkształtnej masy plików o nazwach „skan1” potrafią wyczarować logiczną i uporządkowaną strukturę w chmurze.